LibreOffice – Validação

Esta ideia surgiu de uma pergunta que Gui fez e percebi que nunca escrevi sobre o assunto por aqui! O nome da função é autoexplicativo, mas para esclarecer Validação é um recurso para assegurar o preenchimento correto de uma célula, por exemplo, no caso de uma relação de dados para ser preenchido por terceiros, haverá campos que só deverá conter apenas datas, valores limitados ou dados de uma lista específica. É extremamente útil, reduz o número de erros no preenchimento e economiza (muito!) tempo.

De uma forma resumida, a funcionalidade possibilita efetuar a validação de campos para limitar e conter apenas números inteiros, decimais, datas, horas, intervalo de células, lista de valores ou ao comprimento do texto. Uma vez inclusa as regras de validação é possível inserir ajuda para entrada de dados ou exibição de uma alerta de erro personalizado. Vamos a explicação mais detalhada!

Para iniciar a inclusão da funcionalidade acesse o menu Dados e a opção Validação. Por definição, sempre que se cria uma planilha a opção “todos os valores” fica selecionado, para inserir restrição de valores através da validação, mudamos a opção inicial de permissão do conteúdo a ser inserido na célula. Para iniciar, selecione uma das opções desejadas no campo “Permitir”.

01_AcessoValidacao

01 Acesso a Funcionalidade

2_Opções de Validacao

02 Opções de Validação

GUIA CRITÉRIOS

Números inteiros / Decimal / Data / Hora

Estas quatro opções limitam o formato do dado a ser inserido, ou seja, se tentar inserir qualquer informação fora do formato será exibido uma mensagem de erro. Uma vez selecionada a opção, será possível delimitar algumas regras adicionais:

Flag “permissão de células em branco” – selecionando esta opção, ao clicar na célula com critério de validação é possível deixar o valor vazio, mas caso não seja marcada, uma vez clicando na célula não é permitido deixar a célula em branco, será acusado erro. Indico deixar esta opção marcada, não é muito funcional para o usuário ficar recebendo mensagem de erro o tempo todo, pois o mesmo pode selecionar a célula por acidente.

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03 Opções de Regras

Dados – este campo possibilita delimitar os valores através de critérios pré definidos. Acredito que os textos são autos explicativos, por exemplo, “igual” define que só será válido valor que for igual ao especificado no campo “Valor”, similar a opção “Intervalo Válido” que delimita a um intervalo especificado em “mínimo” ou “máximo” e assim sucessivamente.

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04 Opções de Dados

 

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05 Erro quando tenta inserir valor inválido

Intervalo de células

Esta é a minha favorita, é possível delimitar os valores a ser inserido de uma lista que pode está em qualquer parte da planilha, por exemplo: relação municípios, gênero, escolaridade e etc. Ao selecionar a opção intervalo de células, selecione a origem (clique no botão ao lado direito), vá a planilha para selecionar os valores a serem exibidos e confirme. Quando acessar a célula haverá um botão do lado direito que exibirá a relação de opções válidas para o usuário selecionar. Prático né?

06 Intervalo de Dados

06 Intervalo de Dados

07 Detalhes Seleção Origem

06 Detalhes Seleção Origem

08 Selecionando Intervalo

07 Selecionando Intervalo

Aqui também há algumas opções de regras adicionais, uma já citadas é de permitir células em branco as outras são:

Mostrar lista de seleção – A exibição dos valores válidos em caixa de rolagem é opcional. Para não exibir desmarque esta opção. Por default já vem marcada.

Ordenar entradas em ordem crescente – Significa que a lista poderá ser ordenada em ordem crescente, facilitando localizar a informação.

Uma informação adicional importante: uma vez inserida a opção de validação por intervalo de célula, o usuário ao começar digitar uma das opções, o Excel completará a informação automaticamente (como aquela funcionalidade de autopreenchimento!). Bem prático.

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08 Autopreenchimento

Lista de Valores

Esta opção é similar a anterior, mas em vez de selecionar as opções de uma lista em um intervalo de células, aqui a relação será digitada na caixa “Entradas”. Todas as opções de regras especificadas anteriormente também é válida nesta opção.

11 Lista de Valores

09 Lista de Valores

Comprimento do texto

Esta opção é para especificar o comprimento do texto a ser exibido, ou seja, ao digitar valor 6, só poderá ser inclusos textos de 6 caracteres, mais do que isso será dado o alerta de erro. As regras adicionais são as mesmas da opção Números inteiros / Decimal / Data / Hora, com a opção de seleção de Dados e especificação do valor.

11 Comprimento do Texto

10 Comprimento do Texto

GUIA “AJUDA PARA ENTRADA DE DADOS”

A opção de ajuda é opcional, para funcionar deve ser selecionada a opção “Mostrar ajuda da entrada quando a célula for selecionada”. Preencha os dados de título e o texto explicativo no camp Ajuda da Entrada. Quando o usuário clicar na célula será exibido uma caixa com informações de ajuda digitada.

12 Ajuda para Entrada de dados

11 Ajuda para Entrada de dados

13 Detalhe

12 Detalhe

GUIA “ALERTA DE ERROS”

Por default será exibido a mensagem padrão das imagens anteriores. Se clicar na opção “Mostrar ajuda da entrada quando a célula for selecionada” e desmarcar, a mensagem de erro não será mais exibida.

É possível cadastrar quatro tipos de mensagens de erro:

  • Erro: Ao cometer o erro, exibi a mensagem padrão ou personalizada e não permite alteração nos dados da célula.

14 Alerta de Erro

13 Alerta de Erro – Parar

  • Atenção: Ao cometer o erro o sistema apresenta a mensagem com duas opções Ok, indicando que o usuário cometeu o erro mas, mesmo assim vai continuar ou Cancelar, onde a alteração não é efetuada e volta a informação anterior.

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14 Alerta de Erro – Atenção

18 Detalhe msg erro - Atenção

15 Detalhe msg erro – Atenção

  • Informação: Igual à funcionalidade de atenção, mas o que muda é o foco da mensagem. Na de atenção o foco da mensagem está no botão Cancelar, em Informação o foco é Ok.

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16 Alerta de Erro – Informação

19 Detalhe Erro Informação

17 Detalhe Erro Informação

 

  • Macro: Esta opção chama uma macro, um código com sequência de comandos.

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18 Alerta Erro – macro

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19 Detalhe Macro

 

Relembrando par aplicar a validação é necessário selecionar todos os campos e inserir a formatação. Nos exemplos descritos do post utilizei uma planilha baixada no site do IBGE, deixarei a planilha criada como exemplo.

Exemplo_Validacao.ods

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