Aplicativos para Organização (Parte 3)

Vamos ao terceiro post da série sobre os aplicativos que utilizo no dia a dia! Recapitulando, a proposta desta série é relacionar os meus apps favoritos, fazer uma pequena avaliação e fornecer dicas. No primeiro post descrevi aqueles classificados como “lazer”, no segundo os que utilizo para programação, elaborei um intermediário sobre ferramenta de capturas e agora irei comentar os relacionados a organização das minhas atividades profissionais e pessoais.

Há um tempo escrevi o post Trabalhando com Efetividade para comentar sobre a minha metodologia de organização. Como havia citado, eu mantenho uma metodologia separada para as atividades relacionadas ao trabalho e para as atividades relacionadas aos projetos pessoais. Os aplicativos adotados também são diferentes, no trabalho, em consequência da política de segurança, fico restrita a utilizar os softwares comerciais com licenças adquiridas pela empresa. Na vida pessoal prefiro optar por soluções que proporcione maior mobilidade.

No meu dia a dia profissional utilizo muito as ferramentas do pacote Office 2007, em especial o Microsoft Outlook por conta dos e-mails. Após explorar a ferramenta e os seus recursos, passei a adota-lá para organizar todas as minhas atividades e ela se tornou uma dos meus aplicativos favoritos por ser bem completo. O outlook é um aplicativo separado por módulos, os principais são email, calendário (agenda) e o organizador de tarefas.

Como usuária da metodologia GTD (mais detalhe no post Trabalhando com Efetividade), utilizo como caixa de entrada a própria caixa de entrada do email e o meu caderno, concentrando neles todas as atividades que surgem no meu dia a dia. Ao processar as atividades e organiza-las, separo colocando os compromissos programados na agenda e as atividades a fazer no módulo de tarefas. Todas essas tarefas são separadas por assunto utilizando a funcionalidade Categoria, classifico também por Status (Iniciada, não iniciada, com terceiros e etc) e por Prioridade (baixa, normal e alta). Os emails, após organizados, são arquivados em pasta especificadas para facilitar a consulta rápida em caso de necessidade. Posteriormente, estou pensando em escrever um post exclusivo sobre o Outlook, a ferramenta é ótima e flexível, você pode se organizar de diversas formas, adaptando a sua necessidade.

Além da flexibilidade de organização, no outlook há vários recursos como: envio de convite de reuniões – ao aceitar automaticamente o compromisso é incluso na agenda de todos os participantes, inserir recorrência nas atividades de rotina (amo!! <3), lembretes, vários modos de exibição das tarefas e calendário que possibilita ver todos os afazeres do dia estruturado na tela de forma rápida e objetiva, e outros recursos. Vale citar a possibilidade de integração com o OneNote – bloco de anotações para gerenciar informações variadas, uma espécie de caderno digital com vários recursos. Excelente para quem utiliza o recurso Mobile do Office (não é o meu caso 🙁 ).

Outlook

Outlook

Para organização dos projetos pessoais, não relacionados ao trabalho, procuro adotar a metodologia mais simples possível e com o menor número de aplicativos. Desta forma, consigo manter o foco na execução da atividade, sem perder muito tempo no processo de organização. Utilizo o Gmail como gerenciador de e-mail e agenda, o Evernote para organizar as as tarefas e centralizar todos os dados e informações que preciso acessar de forma rápida e o DropBox como sistema de arquivamento.

  • Sou usuária do Google há anos e sou fã da simplicidade e clareza dos seus aplicativos. A agenda possui ótimos recursos que auxiliam na organização, os meus favoritos são:
  • Criações de agendas especificas, onde cada agenda pode receber uma cor diferente para facilitar a visualização. Hoje tenho 3 agendas; uma padrão com os meus compromissos, a agenda de aniversários dos meus contatos – gerenciado pelo Google, uma agenda de aniversário do Facebook.
  • Compartilhamento de agenda: as agendas podem ser compartilhadas com outro usuário, possibilitando a visualização dos compromissos, facilitando a organização das atividades e evitando conflitos de datas.
  • Agendas coloridas. Pode ser atribuida para cada agenda uma cor diferente facilitando a visualição dos compromissos.

O Evernote é um aplicativo de gerenciador de notas bastante versátil e fléxivel. O sistema pode ser utilizado para várias coisas e de diversas formas – organizar viagens, anotações de aula, de trabalho, centralizar informações de revistas ou sites e etc. Toda a organização é realizada através da criação de cadernos e etiquetas. A forma como os dados será utilizado ou estruturado depende de cada usuário, para quem tem interesse em conhecer a ferramenta com mais detalhes visite a página do Vladimir Campos e da Thaís Godinho, lá há excelente dicas de como utilizar e organizar o aplicativo. Alguns recursos do Evernote que adoro: lembretes, compartilhamento dos cadernos, atalhos, estruturação de etiqueta e caderno em hirarquia – é possivel criar um bloco de caderno e agrupar etiquetas, e para quem usa a versão paga, a possibilidade de tornar o caderno acessivel Offline. Outro aplicativo que adoro e indico. <3

Tanto o gmail, a agenda do Google e Evernote possuem aplciativos mobile que possibilita sincronizar todas as informações e acessa-lás de qualquer lugar. Além disso há os Widgets do celulares que torna a visualização das tarefas e compromissos fáceis muito mais rápida e fácil de consultar. Todos os aplicativos citados, ficam mais fáceis de utilizar quando se adota algum tipo de metodologia de organização, então fica a dica: antes de adotar um aplicativo, procure uma forma de se organizar e criar uma forma de organização que seja fácil de manter. Espero que tenha gostado! Até a próxima.

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