Funções PROCV e PROCH no BrOffice

Como parte do meu trabalho, eu efetuo diversas análises onde é necessário efetuar comparações de dados ou formar uma nova tabela de dados com a junção de dados de duas origens ou mais distintas. Quando trabalho com volume pequeno de dados, onde é possível efetuar análise através de planilhas, sempre acabo utilizando o PROCV e, raramente, o PROCH.

  • PROCV é a função de pesquisa vertical
  • PROCH é a função de pesquisa horizontal

O conceito da fórmula é fácil, mas muitas vezes vejo colegas com dificuldade na execução, então resolvi tentar explicar o conceito da forma mais simples possível.

O exemplo que irei adotar é bem simples, irei comparar a duas bases de informações que elaborei como exemplo: a base 1 contém uma lista de nomes com a sigla do estado de cada pessoa e a base 2 contém a relação das siglas do estado com o nome por extenso, a capital e a região a qual ele pertence. Meu objetivo é inserir na base 1 o nome do estado por extenso, a capital e a região a qual ela pertence, buscando através da fórmula PROCV. Para ver a imagem com mais detalhe clique nelas para ampliar!

A ideia é inserir na base com relação dos nomes o nome da capital do estado e qual a região, buscando pela sigla do estado informado.

Base 1:

01_Base1

Base 2:

02_DadosAPreencher_Full

Iremos começar inserindo a fórmula na primeira linha, buscando inicialmente o nome do estado a qual o Abimael pertence. Segue o passo a passo:

1. Abrindo o assistente de funções

Começando da forma mais simples, clique na opção de assistentes de funções – o ƒ(x).

03_IconeAssistente

2. Busque a fórmula que deseja (no caso deste post o PROCV).

Dica: O assistente de funções possui todas as fórmulas do BrOffice e oferece a assistência para montá-la (meio óbvio, mas as vezes a redundância é algo positivo). Caso precise trabalhar com alguma fórmula e tenha a dificuldade de elaborá-la, este é local da ajuda. 🙂

O assistente do Calc é bastante completo, possui todas as fórmulas, explicações, informação se o campo informado é opcional ou obrigatório, oferece a prévia do resultado e a opção de informar se é o caso de uma fórmula matricial ou não (fórmula matricial será explicada em um próximo post!).

O PROCV fica na Categoria Planilha, procure a fórmula e dê um duplo clique. Deverá ficar como a imagem a abaixo.

04_AssistenteFormula_Full

Em resumo a fórmula ficará assim:
=PROCV( critério de pesquisa ; matriz ; índice ; ordem de classificação )

3. Entendendo as variáveis:

  • Critério de Pesquisa: É o valor a ser pesquisado, no nosso exemplo, é a sigla do estado do Acre (AC).

05_PlanAssistente_Full

  • Matriz: é o conjunto de dados onde está a informação que eu procuro, deverá ser selecionada toda a tabela. No nosso exemplo, são todos os dados base 2.

Importante: na matriz (conjunto de dados) a primeira coluna deve conter a informação procurada, ou seja, a primeira coluna da base 2 deve possuir a relação de siglas do estado. Para trazer as informações adicionais que serão inseridas na base 1, o Calc precisa buscar algo em comum entre as duas bases, no caso a sigla AC.

06_BaseAssisnte_Full

  • Índice: é o número da coluna que contém a informação que eu quero que retorne, devemos contar a coluna que compõe a tabela e inserir o número da coluna (índice) que possui o valor desejado, no nosso caso é o estado por extenso, logo a coluna 2.

07_Base2

  • Ordem de classificação: Preencher esta informação é opcional. Esta variável é usada para caso de procura de dados entre duas tabelas utilizando valores (ao invés de sigla do estado, como nosso exemplo). Sempre que o Calc não conseguir localizar o valor exato ele irá procurar um valor aproximado para retornar, deverá ser informado VERDADEIRO ou zero, para que busque o valor aproximado na ordem crescente (de cima para baixo) e caso seja digitado FALSO ou 1, o Calc irá retornar o valo aproximado pesquisando de baixo para cima, em ordem decrescente. Geralmente eu preencho este campo com VERDADEIRO ou 1, mas se quiser pode deixá-lo vazio, prefiro tudo preenchido para melhor entendimento futuro.
Clique Ok e pronto! Já foi inserida a fórmula e nome por extenso estará aparecendo na planilha.

08_1CampoPreenchido

Para preencher todas as linhas, basta arrastar a fórmula para baixo, mas haverá um problema:

09_ArrastandoFormula_Full

O estado da Bahia, que antes estava sendo localizado apareceu que o valor não foi encontrado. Isto por que ao arrastar a fórmula para baixo, sem antes travar as células, o Calc irá automaticamente ajustar os campos da matriz arrastando também o intervalo para baixo.

10_ArrastandoFormAssitente_Full

O intervalo da matriz quando fizemos pela primeira vez era de A2 a D30, agora está de A12 a D40!

  • Travando a célula.

Para evitar este tipo de problema é necessário fixar a informação da célula na fórmula do PROCV adicionando o $ na fórmula, ficando desse jeito:

=PROCV(B3;’Base 2′.$A$2:$D$30;2;1)

Explicando de forma mais detalhada, a identificação de uma célula é composta da junção de duas informações, a letra que identifica a coluna e o número que identifica a linha. O $ quando colocado na frente da letra informa que a coluna deverá ser fixada, não podendo ser alterada ao arrastar a fórmula, quando na frente do número funcionada da mesma forma só que travando a linha.

No caso do exemplo dado como queríamos travar tanto a coluna, como a linha, foi inserido o $ na frente da letra e do número.

Para deixar ainda melhor, vamos travar também a coluna do critério da pesquisa (a sigla do estado) para poder arrastar a fórmula para o lado sem precisar alterar esta parte da fórmula, no final ficará assim:

=PROCV($B3;’Base 2′.$A$2:$D$30;2;1)

Para completar a tabela inserindo a informação da capital e região, basta arrastar a formulá da primeira linha para o lado e corrigir o número da coluna, no caso da capital deverá ser 3 e da região 4, ficando assim:

1. Arrasta para o Lado

11_1_Altera_Form_Full

2. Altera o número do índice para o número da coluna referente a capital, no caso o número 3

12_Final_Full

3. Faz a mesma coisa para a região e depois arrasta a fórmula para baixo e pronto!!!

12_Final_Full

O PROCH é feito da mesma forma, substituindo a coluna por linha. Como raramente utilizo esta fórmula, não achei necessário incluir um passo a passo específico. Abaixo segue a planilha com o exemplo utilizado do PROCV.

Exemplo_PROCV

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6 Comments

    • Não com o PROCV, você pode alterar a ordem das colunas ou utilizar o SOMASE ou SOMASES. Estou escrevendo um post sobre o assunto, mas você pode verificar mais informações na ajuda ou através do assistente. Espero ter ajudado. 🙂

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