ago 11 2015

Trabalhando com Banco de Dados Base

No desenvolvimento das minhas atividades no trabalho, costumo utilizar o Microsoft Access como ferramenta para análise dos dados. Após anos utilizando o Access, fiquei curiosa em conhecer um software livre com recursos similares e encontrei o Base, banco de dados do LibreOffice. Este post tem como objetivo descrever as funcionalidades básicas. Pretendo utilizar mais a ferramenta e, a medida que for conhecendo mais a fundo, pretendo escrever novos posts. Espero que gostem.

Tanto o Access, quanto o Base são consideradas banco de dados, mas em comparação aos bancos disponíveis no mercado, não considero a denominação mais correta. É possível armazenar dados e relacioná-los, mas há limitação no tamanho do arquivo. Não é possível processar um volume muito grande de informações. Além disso, o acesso de vários usuários a mesma base de dados pode corromper o arquivo. Por outro lado, o Base disponibiliza recursos que vão além do que um banco tradicional. É possível criar tabela, formatar dados, elaborar formulários, relatórios e desenvolver novas funcionalidades através de macros, podendo atender muitas necessidades específicas. É uma mão na roda para criação de pequenos aplicativos ou soluções automatizadas que não trabalhem com um volume muito grande de dados.

O Base trabalha com quatro grandes módulos que resume as suas funcionalidades básicas. Neste post será descrito de forma sucinta os primeiros passos para criação do banco, a descrição do que é cada módulo e um resumo superficial de como se trabalhar com cada um deles. Vamos lá?

Tela Principal

Tela Principal

Criando um banco no Base

Ao clicar para abrir um novo banco de dados será apresentando um assistente e com três opções. A primeira é criar um banco incorporado, no caso o HSQLDB, servidor de base de dados livre. A segunda opção é abrir um banco base existente e a terceira é conectar a outros bancos como JDBC, MySQL, PostgreSQL, Oracle, planilhas, arquivos textos, conexão ODBC e outros. Todas estas opções tornam o Base bem flexível, possibilitando efetuar análises variadas.

Tela01_SelecionarBancoDados

Tela01_SelecionarBancoDados

No modelo elaborado para este post, optei pela primeira opção. O assistente apresenta uma tela questionando como deseja salvar o arquivo. É feita duas perguntas, a primeira refere-se ao registro do banco de dados, ao selecionar esta opção é informado ao LibreOffice onde os dados são localizados, como estão organizados e como pode ser obtidos. A segunda alternativa são opções para já abrir o banco para edição e/ou abrir o banco criar tabelas utilizando o assistente.

Tela02_SalvarProsseguir

Tela02_SalvarProsseguir

A opção para criar um arquivo Base através da conexão com outros bancos de dados também é relativamente simples, ao selecionar uma das alternativas o assistente vai apresentar tela solicitando informações referentes a conexão. Não cheguei a testar todas, mas pretendo descrever como se efetua a importação de arquivo texto. Insira a pasta onde estão os arquivos textos, assegure que o arquivo tenha cabeçalho. A formatação da primeira linha, define o formato dos dados na tabela. O LibreOffice criará uma tabela para cada arquivo-texto da pasta. É uma excelente funcionalidade. As demais opções de conexões são simples, bastando seguir a orientação do assistente.

Tela03.1_ConectarTexto

Tela03.1_ConectarTexto

Tela03.2_CriadoTabelas

Tela03.2_CriadoTabelas

Tabelas

Como sempre, os nomes das funcionalidades são autoexplicativos. A tabela é o local onde os dados serão armazenados. É possível construi-las de diversas formas:

  • Criar Tabela no Editor. Nesta opção deverá ser especificado o nome da coluna, o tipo de dados que será trabalho, formatos, tamanho do campo e os índices / chaves primárias.

Tela04.1_OpcaoEditor

Tela04.1_OpcaoEditor

Tela04.2_EditorTabela

Tela04.2_EditorTabela

  • Assistente de Tabelas. O Base oferecerá opção de construção das tabelas com base em modelos pré-estabelecidos dividido em duas categorias – negócios e pessoal. Como exemplo, pode-se criar tabela de cliente, pedido, entrega, categorias e etc. Uma vez criada, basta seguir os passos descritos pelo assistente e pronto. A tabela será criada.

Tela05_TelaAssistenteCriacaoTabela

Tela05_TelaAssistenteCriacaoTabela

  • Importação de Dados. Há três opções de importar dados: planilhas, arquivo-texto e catálogo de endereço. Para a planilha (Calc): copie o intervalo com os dados que deseja importar, no Base clique no menu editar e depois colar, será aberto o assistente para importação de dados e estará pronto. Para texto, arraste o arquivo para a área do Base, será aberto o assistente (tela 6). Selecione as opções de importação e conclua o processo. Por fim, a importação de catálogo de endereço, para acesso clique no menu Arquivo – Assistentes – Fonte de dados de endereço, será aberto o assistente, siga os passos e a tabela será carregada.

Tela06_ImportaçãoTexto

Tela06_ImportaçãoTexto

Tela07_CatalogoEndereco

Tela07_CatalogoEndereco

Consultas

As consultas são formas de tratar os dados das tabelas, são o coração do Base, pelo menos no meu dia a dia. Através delas é possível relacionar dados, criar visualizações sumarizando os dados da tabela, editar os dados e criar SQL para consulta. São muitas opções, tantas que criarei um post específico para descrever com mais detalhes, não é possível descrever todas as funcionalidades em um único post.

Tela08_Consulta

Tela08_Consulta

Formulários

É uma interface onde pode definir as ações do Base. São inúmeras funcionalidades que podem ser criadas: uma interface inclusão de dados na tabela, botões com comandos diversos, inclusão de sub-formulários, comandos personalizados através de macros e outros. São várias opções, cada uma cabe uma post específico para detalhar.

Para usuários iniciantes, recomendo criar um formulário através do assistente. São funcionalidades simples, é possível exibir os dados diretamente da tabela ou da consulta, efetuar inclusão de novos registros ou algo mais simples, criei um exemplo muito simples para ilustrar apenas (tela 08). É possível posteriormente editar e inserir recursos mais avançados (inclusive deixa-los mais bonitos). Para usuários avançados há a opção criação formulário de forma livre, sem ajuda de assistente.

Tela09_Formulario

Tela09_Formulario

Espero que este post ajude a quem tem interesse a começar a trabalhar com o Base. Lembro que a ajuda do LibreOffice possui muitas dicas e informações para quem está conhecendo a ferramenta.

jun 2 2015

Dica Rápida – Arquivo Bat com SQL

Nesta semana precisei executar uma consulta em SQL que retorna uma volume muito grande de registros, o programa que utilizo no dia a dia para executar consulta a base de dados exige um volume significativo de processamento, quanto maior o volume de registros retornados mais processamento será requerido e a minha máquina é limitada, simplesmente não roda, o programa fecha ou o sistema sinaliza falhas. Meu colega me ensinou duas maneiras bem legal para solucionar o problema, então resolvi compartilhar:

1) Rodar a query de forma fragmentada, ou seja, pedaço a pedaço. Na sub query insere o comando para numerar os registros que serão exibidos, desta forma é possível quais registros exibir, inclusive em um intervalo do meio da tabela.

SELECT *
FROM
(SELECT nome, row_number() OVER (Order by nome) As row_number FROM tabela)
WHERE row_number between 100 and 200 -- Seleciona os registros a serem exibidos.

2) SQL via arquivo Bat.

cd /d "C:\Program Files\Caminho_Arquivo_Programa_Executa_SQL"
pause
Nome_Programa.exe -n 127.0.0.1 -i 30 -u Usuário -p Senha -C -a -o "D:\Users\camila\Documents\nome_arquivo.txt" "SELECT * FROM tabela"
pause

Importante: substitua os dados do código acima de acordo com a especificação do banco que irá acessar. Caso no código do SQL tenha aspas duplas, deverá ser inserido na frente do símbolo a barra invertida (“\”).

  • 127.0.0.1 = host,
  • 30 = Porta,
  • Usuário = usuário do banco de dados,
  • Senha = senha do banco de dados
mai 12 2015

LibreOffice – Função Info Dados Tabela Dinâmica

Muitas vezes quando trabalho com muitos dados, utilizar fórmula matricial torna-se uma alternativa complicada. O processo de cálculo da fórmula matricial exige mais processamento, quanto mais células com a fórmula ou quanto maior for a fonte do dados, maior será o tempo de cálculo, em alguns casos torna-se impraticável utilizar a planilha. Uma alternativa viável para este problema é utilizar a função INFODADOSTABELADINÂMICA (um nome enorme, mas a fórmula é simples! :) )

Para utilizar a fórmula primeiro é necessário criar uma tabela dinâmica com base na fonte dos dados da informação e organiza-la com os campos necessários para análise. Para explicar melhor criei um exemplo   para demonstrar como a fórmula funciona. A fonte de dados utilizadas foi a relação de municípios com a quantidade de habitantes (fig. 1), a partir daí elaborei a tabela dinâmica com os campos estado, quantidade município e a população – campos necessários para análise (fig. 2).

Fig 1 - Base Dados

Fig 1 – Base Dados

Fig 2 - Tabela Dinâmica

Fig 2 – Tabela Dinâmica

O objetivo é criar uma pequena tabela e inserir uma formatação condicional para sinalizar se a média habitante por município é alto, médio ou baixo (fig. 3).Utilizei a fórmula INFODADOSTABELADINÂMICA para buscar a informação do estado com base em duas variáveis – estado e código do estado. Vamos ao detalhe da fórmula.

Fig 3 - Resultado Final

Fig 3 – Resultado Final

Funcionamento da fórmula:

= INFODADOSTABELADINÂMICA(CampoAlvo; TabelaDinâmica; [ Campo 1; Item 1]; [ Campo 2; Item 2]; [ Campo 3; Item 3…])

  • CampoAlvo: nome da coluna da tabela dinâmica que contém o valor que deseja-se trazer, entre aspas;
  • Tabela Dinâmica: selecione em qualquer local da tabela dinâmica;
  • Campo 1: nome do campo da condicional (ex: “UF”;
  •  Item 1: informe em qual informação que deseja trazer (ex. “Bahia”);
  • Campo 2 e 3 | Item 2 e 3 – similar ao campo 1 e item 1, utilizado caso tenha mais variáveis;

Como ficou a fórmula  no exemplo:

=INFODADOSTABELADINÂMICA(“Soma – População residente”;’Tabela dinâmica_Base de dados_1′.$A$1;”UF”;$A5;”CodUF”;29)

Espero que a dica seja útil, como sempre deixarei a planilha do exemplo abaixo.

Exemplo: Planilha Calc

Nota 1: o exemplo abaixo foi simples, usado apenas para demonstrar o funcionamento da fórmula, mas pode-se utilizar em situações muito mais complexas, com várias variáveis e com mais complexidade.

Nota 2: No exemplo utilizado seria possível chegar a mesma conclusão utilizando outros métodos como o SOMASE e o PROCV.

mai 5 2015

LibreOffice – Fórmula Subtotal

A fórmula de Subtotal é simples, mas extremamente útil para facilitar análises, especialmente quando combinada com Filtros. Mais uma vez, o nome da fórmula é autoexplicativa, é uma fórmula utilizada para calcular o total em um intervalo, no caso quando usado com filtro, ao selecionar um intervalo / conjunto de dados, é apresentado resultado daquele intervalo. O resultado pode ser uma soma, média, contagem ou os casos especificados no quadro 1.

A fórmula em si é bem simples: = SUBTOTAL(Nº Função; Interval de Calculo)

  • O Nº da função especifique o tipo de cálculo que será feito, de acordo com a relação especificada no quadro 1.
  • Intervalo de Calculo, nesta parte da fórmula deverá ser especificado a coluna que deverá ser calculada.
Captura de Tela 2015-05-02 às 23.38.01

Quadro 1 – Função Subtotal

Exemplo de aplicação da fórmula de SUBTOTAL:

Excel - Função Subtotal

Excel – Função Subtotal

Planilha com Exemplo: Base de Dados

abr 12 2015

Post Rápido – Atualização do Libre Office

Este é um post rápido para comentar sobre o visual do LibreOffice. Estou um pouco afastada do blog para poder me dedicar mais aos meus projetos pessoais, este fim de semana consegui atualizar meu LibreOffice e entrei para comentar que adorei o novo visual. A aparência ficou mais sóbria e com cor mais agradável, estou trabalhando nele e estou adorando. Quando tiver um tempo confiram!

Aparência do LibreOffice

Aparência do LibreOffice

 

mar 16 2015

LibreOffice Calc – Filtro

A maioria das funcionalidades do LibreOffice tem um nome autoexplicativo, a função de Filtro não é diferente. A ideia é possibilitar filtrar os dados de um conjunto de tabelas, quando a relação de dados é extensa é um recurso bem útil. Como exemplo, é possível exibir o resultado de um município em meio a vários, tornando a visualização e análise mais simples.

Imagem 01

Imagem 01 – Função Filtro Aplicada

Há três opções de filtragem: auto filtro, filtro padrão e filtro avançado. Para ter acesso selecione o intervalo de dados analisado (também conhecido com matriz) e acesse o menu Dado – Filtro e selecione uma das opções de filtro. Vamos a explicação de cada funcionalidade.

Imagem 02 - Menu

Imagem 02 – Menu

Filtro – Auto filtro

O auto filtro é uma das opções mais rápidas de filtro e também mais flexível. Ao selecionar a opção, automaticamente será criado no topo da matriz uma seta para seleção da informação a ser filtrada, ao clicar no combo (ou seta) será exibida uma caixa de diálogo com várias opções de filtro. Vamos as principais seguindo a ordem apresentada na Image 4.

Imagem 03 -

Imagem 03 – Auto Filtro

  • As duas opções iniciais são de classificação dos dados, pode selecionar na ordem crescente ou decrescente.

  • O segundo bloco são opções predefinidas de filtros. A primeira opção de 10 primeiros resultados, exibi os maiores valores da coluna, só funciona com célula que possua números, a segunda opção é seleção dos dados vazios e, por fim, os não vazios.

  • Filtro padrão é a segunda opção filtragem, explicarei a seguir.

  • A relação exibida é a consolidação dos dados da coluna, desmarque a opção todos abaixo e selecione o resultado que deseja exibir, se quiser desmarcar ou marcar todas as opções utilize os botões ao lado de “todos”. Agora é só confirmar e os dados serão filtrados.

Imagem 04 - Detalhe Auto Filtro

Imagem 04 – Detalhe Auto Filtro

Dica: Sempre que o filtro estiver ativo, a seta ficará marcada em azul, como exemplo da imagem 02. Quando se faz muito filtros e queremos desabilitar algum, esta é a melhor forma de localizar os valores filtrados.

Filtro – Filtro Padrão

A funcionalidade é utilizada para definir critérios de filtros preestabelecidos, ao clicar na opção de Filtro Padrão poderá ser definido condições para seleção das informações, algumas das condições são >, <, contém, termina com, entre outras, acredito que cada opção são autoexplicativas, então não irei me aprofundar. É possível adicionar vários parâmetros, a medida que for sendo adicionados novos, deve-se especificar o operador E ou OU. O E determina que o filtro deverá atender as duas condições e o OU determinar uma condição ou outra.

Imagem 05 - Filtro Padrão

Imagem 05 – Filtro Padrão

Imagem 06 - Detalhe Condição

Imagem 06 – Detalhe Condição

Para deixar mais claro segue um exemplo, se selecionar o estado = Bahia E com população >= 5000, serão exibidos todos os municípios do estado da Bahia com população de 5.000 pessoas. No caso do emprego do OU, será exibido os municípios do estado da Bahia ou os municípios de vários estados que tenham população >= 5.000.

Na parte abaixo das condições, clique em Opções para exibir critérios adicionais de seleção. São elas:

  • Distinção entre maiúsculas e minúsculas

  • Expressões Regulares, como a ajuda do LibreOffice define “Se a caixa de seleção Expressões regulares estiver selecionada, você poderá usar expressões regulares no campo Valor se a caixa de listagem Condição estiver definida em ‘=’ IGUAL ou ‘<>’ DIFERENTE. Isso também se aplicará às respectivas células designadas para um filtro avançado.

  • Sem Duplicadas – exclui os dados duplicados da seleção

  • Copiar dados para – copia a seleção efetuada para algum outro da planilha.

Imagem 07 - Detalhe Opções

Imagem 07 – Detalhe Opções

Filtro Avançado

Geralmente é o menos utilizado, mas é bem legal. Em resumo, com esta funcionalidade é possível definir critérios de seleção através de condições especificadas em uma tabela criada em outro local da planilha. O primeiro passo para definir um filtro avançado é definir a tabela com os critérios de filtros, copie e coloque a primeira linha da relação, depois especifique o que deseja ser exibido. A digitação das condições é livre, dependendo apenas do usuário, veja o exemplo na imagem 08.

Imagem 08 - Condição Filtro Padrão

Imagem 08 – Condição Filtro Avançado

No exemplo da imagem 08 foram especificados os seguintes critérios: ( UF = BA E NomeMunc = Dantas E População <20000 ) OU ( UF = Acre E NomeMunc = Bujari ) OU (UF = Rondônia E População > 5000). Fica bem mais claro na tabela! Este mesmo critério poderia ser aplicado no Filtro Padrão, mas seria bastante complicado detalhar toda a regra.

É importante entender que na tabela as condições na mesma linha são intercaladas com E, ex.: UF = BA E NomeMunc = Dantas E População <20000. E as linhas diferentes é intercalado com OU, ex: ( UF = BA E NomeMunc = Dantas E População <20000 ) OU ( UF = Acre E NomeMunc = Bujari )

Imagem 09 - Filtro Padrão E e OU

Imagem 09 – Filtro Avançado – E e OU

Após feita a definição dos critérios, selecione a matriz (tabela com os dados), acesse o menu Dado – Filtro – Filtro Avançado. Na caixa “Ler os critérios de filtragem de” selecione a tabela elaborada. Ao clicar em Ok, automaticamente a tabela será filtrada com os critérios especificados. Bem legal, caso queiram alterar os critérios, modifique a tabela, selecione novamente Filtro Avançado.

Imagem 10 - Vincula Filtro Avançado

Imagem 10 – Vincula Filtro Avançado

Imagem 11 - Filtro Avançado Aplicado

Imagem 11 – Filtro Avançado Aplicado

Dica: Uma vez realizado o filtro avançado, ao acessar o filtro padrão será exibido uma caixa com todos os critérios especificados aplicados.

Imagem 12 - Filtro Padrão com aplicação Filtro Avançado

Imagem 12 – Filtro Padrão com aplicação Filtro Avançado

Para finalizar, caso queiram deletar algum feito realizado, acesse o menu de Filtro e a opção de Redefinir o filtro. Tem também a opção de ocultar o auto filtro, que faz basicamente a mesma coisa.

Imagem 13 - Redefinir Filtro

Imagem 13 – Redefinir Filtro

mar 2 2015

LibreOffice Calc – Formatação Condicional

Ao final de uma análise de dados é interessante inserir uma marcação na coluna para sinalizar se o resultado é positivo ou negativo, uma excelente forma de fazer isso é através da formatação condicional. Como o nome da função diz, é possível formatar alguns resultados com base em algumas condições parametrizadas. Quando comecei a utilizar esta funcionalidade, os recursos eram bem limitados, agora ficou bem mais robusto e mais úteis. A utilização é relativamente simples, vamos ao passo a passo.

Selecione o intervalo que deverá ser incluso a formatação, pode ser uma tabela inteira, uma coluna ou intervalo aleatório, a ser definido pelo usuário. O uso mais comum é em colunas, irei utilizar esta forma como exemplo. Após a seleção dos dados, acesse o Menu – Formatar – Formatação Condicional. Será aberta uma caixa de diálogo da funcionalidade.

Tela 1 - Formatação Condicional

Imagem 01 – Formatação Condicional

É possível fazer vários tipos de formatação: todas as células, pelo valor da célula, condição da fórmula e condicional por data, estes três últimos são mais simples. Vamos passar por cada uma das opções, iniciando pelas três últimas e concluindo com a opção de condição por todas as células, que possui mais opções de formações.

Imagem 02 - Opções Formatação Condicional

Imagem 02 – Opções Formatação Condicional

Formatação – O Valor da Célula é

A formatação é realizada com base nos valores das células, ou seja, será possível incluir critérios para definir em qual valores será aplicada a formatação especificada. Uma vez feita a definição de intervalo, será aberto um combo para selecionar o critério (valor igual a, maior que, entre e várias outras opções), a caixa de formatação irá se ajustar para inclusão dos dados de acordo com a opção do critério.

Imagem 03 - Valor da Célula

Imagem 03 – Valor da Célula

Uma vez definido o intervalo e critério de formatação, efetue a seleção de estilo a ser aplicado. Há cinco opções de formatação preestabelecida, mas é possível adicionar novos estilos selecionando a opção “Novo estilo” (meio óbvio, mas é bom esclarecer).

Imagem 04 - Aplicar Estilo

Imagem 04 – Aplicar Estilo

Ao selecionar a opção de Novo Estilo, a caixa de seleção com as opções de Novo Estilo será aberta, desta forma é possível selecionar a formatação desejada a ser aplicada na célula.  O processo é simples, selecione as características que deseja aplicar, são várias – tipo de fonte, tamanho, cores e várias outras opções, no exemplo abaixo, selecione o formato da fonte Tahoma, tamanho 10, cor Azul e formato de porcentagem. Todas as alterações selecionadas ficam evidenciadas na aba Organizador, na parte “contém”.

Imagem 05 - Detalhe Contém

Imagem 05 – Detalhe Contém

Caso deseje alterar ou excluir o estilo criado, acesse o menu Formatar – Estilos e Formatação. Será aberta uma caixa com todos os estilos criados onde é possível criar um novo estilo e modificar, ocultar ou excluir um existente. Selecione a opção modificar para abrir a caixa da imagem 05 novamente e alterar a formatação.

Imagem 06 - Estilos e Formatação

Imagem 06 – Estilos e Formatação

Imagem 07 - Detalhe Estilo e Formatação.

Imagem 07 – Detalhe Estilo e Formatação

Formatação – A fórmula é

Nunca utilizei esta função, tentei pesquisar mais detalhes, mas as únicas explicação que encontrei foi a da ajuda do LibreOffice: “Se selecionar A fórmula é como referência, insira uma referência de célula. Se a referência da célula é um valor diferente de zero, a condição verificará”. Tentarei obter mais detalhes, assim que consegui escreverei um post especifico sobre o assunto. Um vez estabelecido o critério, aplique o estilo conforme a opção anterior.

Formatação – A Data é

Esta função é aplicada para campos com data, neste caso é possível estabelecer o critério para aplicação da formatação condicional de acordo com as opções oferecidas. Depois selecionado, defina o estilo a ser aplicado, conforme explicado anteriormente.

Imagem 08 - Formatação Condicional Data

Imagem 08 – Formatação Condicional Data

Formatação – Todas as células

Este tipo de formatação oferecem quatro opções de formatação: escala de cores com duas entradas, escala de cortes com três entradas, barra de dados e conjunto de ícones. Esta é a funcionalidade mais interessante, pois cria uma marcação com escala de cortes, barra ou símbolos dentre o intervalo de células selecionadas. Sem dúvida é a minha favorita.

Imagem 09 - Formatação Condicional Todas as Células

Imagem 09 – Formatação Condicional Todas as Células

A função de escala de cores pode ser aplicada de várias formas: por valores, porcentagem, fórmula, mínimo, máximo e outras opções. Selecione o critério desejado e defina o valor desejado. Duas e três entradas funcionam da mesma forma, alterando a variação da escala de cores. Nas imagens abaixo dá para ver o efeito, apliquei na coluna população e mais abaixo fiz com 3 colunas.

Imagem 10 - Escala de Cores

Imagem 10 – Escala de Cores

Imagem 11 - Aplicação da Escala de Duas Cores

Imagem 11 – Aplicação da Escala de Duas Cores

Imagem 12 - Aplicação de 3 escalas.

Imagem 12 – Aplicação de 3 escalas.

Imagem 14 - Planilha com Escala 3 entradas

Imagem 13 – Planilha com Escala 3 entradas

A formatação de barra de dados cria uma escala nos valores selecionados, também há várias formas de fazer. É possível deixar a seleção automática, neste caso o sistema irá analisar os valores do intervalo selecionado e irá criar uma barra de acordo com o valor da célula em comparação aos demais. Caso queiram personalizar também é possível, pode-se definir valor, min, máx, percentual e outros. Clicando em mais opções é aberta uma caixa de diálogo para personalizar a exibição.

Imagem 15 -

Imagem 14 – Barra de Dados

Imagem 16 - Opções de Critério

Imagem 15 – Opções de Critério

Imagem 17 - Resultado da Barra de Resultados

Imagem 16 – Resultado da Barra de Resultados

 Por fim, para concluir este longo post, tem a opção de inclusão de conjunto de ícones. Este é bem legal, é possível escolher entre vários ícones, inclusive pode ser até 5 ícones. Adotar símbolos facilita a visualização do resultado e torna a planilha mais eficiente. No exemplo optei por adotar os smiles :)

Imagem 17 - Símbolos

Imagem 17 – Conjunto de Símbolos

Imagem 18 - Resultado

Imagem 18 – Resultado Conjunto de Símbolos

Após a conclusão da formatação, caso queiram alterar algumas formatação acesse o menu Formatar – Formatação Condicional – Gerenciar. Nesta caixa é possível verificar todas as formatações criadas e efetuar as manutenções. Como de costume, deixarei a planilha utilizada como modelo em anexo para consulta.

Exemplo_Formatacao_Condicional.ods

fev 9 2015

LibreOffice Calc – Classificação

Esta funcionalidade é utilizada para ordenar os dados da planilha com base na informação de uma ou mais colunas, extremamente útil para facilitar a análise dos dados ou apresentação do resultado. A utilização é simples.

Captura de Tela 2015-02-01 às 14.09.47

Imagem 01 – Atalho Classificação

Há duas formas de fazer, a forma mais simples e imediata é acessar os botões do menu, são duas opções: a ordenação crescente e decrescente. Primeiro selecione uma das colunas, depois clique no tipo de classificação desejada. Pronto, os dados serão imediatamente ordenados.

Imagem 1 - Menu Classificação

Imagem 02 – Menu Classificação

A segunda forma é através do acesso pelo menu Dados – Classificação. Será exibida um menu com recursos mais avançado de classificação. É possível fazer a ordenação utilizando várias colunas com níveis diferentes e marcar algumas opções adicionais. Segue um breve passo a passo:

O primeiro passo é selecionar o intervalo de dados que será ordenado. Geralmente seleciono toda a tabela para manter a consistência da informação, mas caso seja necessário é possível ordenar apenas uma coluna. Acesse o menu, na opção Dados – Classificação para definir os critérios de classificação desejado.

Caso tenha esquecido de efetuar a seleção, não tem problema, o Calc exibirá uma mensagem sinalizando que não foi selecionada todas células da tabela e será dada a opção de Estender a seleção, manter a seleção ou cancelar.

Imagem 02 - Menu Classificação

Imagem 03 – Menu Classificação

Imagem 03 - Mensagem Alerta

Imagem 04 – Mensagem Alerta

Será exibido um menu que conterá duas abas para definir os parâmetros de ordenação:

Aba de Critério de Ordenação: nesta aba é possível definir três níveis de ordenação, ou seja, é possível selecionar várias colunas e classificar os dados seguindo a ordem das chaves. Na imagem 4 estabeleci três chaves todas com a opção de ordenamento crescente – caso deseje é possível alterar para decrescente, como resultado serão apresentados os dados de forma ordenada com base na primeira chave, se houve dados coincidentes, será ordenado com base na segunda chave e sucessivamente.

Captura de Tela 2015-02-01 às 12.46.57

Imagem 05 – Aba Critério de Ordenação

Na aba de opções é possível adicionar alguns critérios adicionais à classificação, as opções são:

  • Diferenciar maiúscula de minúscula na classificação;

  • O intervalo contém rótulos de coluna – se não for marcado a primeira linha (ou coluna) também será ordenada. Por padrão fica pré marcado.

  • Incluir formatos – preservar o formato atual das células, por padrão também fica selecionada.

  • Ativar classificação natural – Esta função é para ordenar corretamente uma sequência do tipo A1, A2, A3, …, A10, A11, …, A20, A21. Por padrão a ordenação é feita verificando o primeiro caractere logo todos que começam com A, depois verifica o segundo caractere e terceiro ficando assim: A1, A10, A11, A2, A20 e etc. Com a flag ativa a ordenação fica mais natural desta forma: A1, A2, A3, …, A10, A11, …, A20, A21.

  • Copiar resultados da classificação para: permite copiar a seleção para outro local pré-definido. Para usar esta função, antes de classificar os dados, acesse a opção Dados – Definir Intervalo, insira um nome para o intervalo, selecione o intervalo em si e depois clique na opção Adicionar. Ao voltar para o menu de classificação, será possível ver o nome do intervalo criado na relação abaixo da flag e ao clicar Ok os dados serão colados para lá.

Imagem 05 - Intervalo de Dados

Imagem 06 – Intervalo de Dados

Imagem 06 - Copiar Intervalo

Imagem 07 – Copiar Intervalo

  • Ordem de classificação personalizada – É a possibilidade de criar uma lista personalizada de ordenação, como os modelos personalizados que já existe de dia da semana e mês. É possível inserir mais modelos personalizados acessando o menu LibreOffice – Preferência – LibreOffice Calc – Listas de Classificação, clique na opção Nova para inserir uma nova relação e depois em Adicionar.

Imagem 07 - Classificação Personalizada

Imagem 08 – Classificação Personalizada

Imagem

Imagem 09 – Personalização Classificação

  • Idioma – selecionar o idioma específico para ordenação.

  • Direção – Este acredito ser o mais diferente, a direção em como o deverá ser feita a classificação. Normalmente classificamos de cima para baixo, esta é a opção padrão, mas também pode ser feito da esquerda para direita.

 

fev 2 2015

LibreOffice – Validação

Esta ideia surgiu de uma pergunta que Gui fez e percebi que nunca escrevi sobre o assunto por aqui! O nome da função é autoexplicativo, mas para esclarecer Validação é um recurso para assegurar o preenchimento correto de uma célula, por exemplo, no caso de uma relação de dados para ser preenchido por terceiros, haverá campos que só deverá conter apenas datas, valores limitados ou dados de uma lista específica. É extremamente útil, reduz o número de erros no preenchimento e economiza (muito!) tempo.

De uma forma resumida, a funcionalidade possibilita efetuar a validação de campos para limitar e conter apenas números inteiros, decimais, datas, horas, intervalo de células, lista de valores ou ao comprimento do texto. Uma vez inclusa as regras de validação é possível inserir ajuda para entrada de dados ou exibição de uma alerta de erro personalizado. Vamos a explicação mais detalhada!

Para iniciar a inclusão da funcionalidade acesse o menu Dados e a opção Validação. Por definição, sempre que se cria uma planilha a opção “todos os valores” fica selecionado, para inserir restrição de valores através da validação, mudamos a opção inicial de permissão do conteúdo a ser inserido na célula. Para iniciar, selecione uma das opções desejadas no campo “Permitir”.

01_AcessoValidacao

01 Acesso a Funcionalidade

2_Opções de Validacao

02 Opções de Validação

GUIA CRITÉRIOS

Números inteiros / Decimal / Data / Hora

Estas quatro opções limitam o formato do dado a ser inserido, ou seja, se tentar inserir qualquer informação fora do formato será exibido uma mensagem de erro. Uma vez selecionada a opção, será possível delimitar algumas regras adicionais:

Flag “permissão de células em branco” – selecionando esta opção, ao clicar na célula com critério de validação é possível deixar o valor vazio, mas caso não seja marcada, uma vez clicando na célula não é permitido deixar a célula em branco, será acusado erro. Indico deixar esta opção marcada, não é muito funcional para o usuário ficar recebendo mensagem de erro o tempo todo, pois o mesmo pode selecionar a célula por acidente.

Captura de Tela 2015-01-24 às 14.39.52

03 Opções de Regras

Dados – este campo possibilita delimitar os valores através de critérios pré definidos. Acredito que os textos são autos explicativos, por exemplo, “igual” define que só será válido valor que for igual ao especificado no campo “Valor”, similar a opção “Intervalo Válido” que delimita a um intervalo especificado em “mínimo” ou “máximo” e assim sucessivamente.

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04 Opções de Dados

 

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05 Erro quando tenta inserir valor inválido

Intervalo de células

Esta é a minha favorita, é possível delimitar os valores a ser inserido de uma lista que pode está em qualquer parte da planilha, por exemplo: relação municípios, gênero, escolaridade e etc. Ao selecionar a opção intervalo de células, selecione a origem (clique no botão ao lado direito), vá a planilha para selecionar os valores a serem exibidos e confirme. Quando acessar a célula haverá um botão do lado direito que exibirá a relação de opções válidas para o usuário selecionar. Prático né?

06 Intervalo de Dados

06 Intervalo de Dados

07 Detalhes Seleção Origem

06 Detalhes Seleção Origem

08 Selecionando Intervalo

07 Selecionando Intervalo

Aqui também há algumas opções de regras adicionais, uma já citadas é de permitir células em branco as outras são:

Mostrar lista de seleção – A exibição dos valores válidos em caixa de rolagem é opcional. Para não exibir desmarque esta opção. Por default já vem marcada.

Ordenar entradas em ordem crescente – Significa que a lista poderá ser ordenada em ordem crescente, facilitando localizar a informação.

Uma informação adicional importante: uma vez inserida a opção de validação por intervalo de célula, o usuário ao começar digitar uma das opções, o Excel completará a informação automaticamente (como aquela funcionalidade de autopreenchimento!). Bem prático.

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08 Autopreenchimento

Lista de Valores

Esta opção é similar a anterior, mas em vez de selecionar as opções de uma lista em um intervalo de células, aqui a relação será digitada na caixa “Entradas”. Todas as opções de regras especificadas anteriormente também é válida nesta opção.

11 Lista de Valores

09 Lista de Valores

Comprimento do texto

Esta opção é para especificar o comprimento do texto a ser exibido, ou seja, ao digitar valor 6, só poderá ser inclusos textos de 6 caracteres, mais do que isso será dado o alerta de erro. As regras adicionais são as mesmas da opção Números inteiros / Decimal / Data / Hora, com a opção de seleção de Dados e especificação do valor.

11 Comprimento do Texto

10 Comprimento do Texto

GUIA “AJUDA PARA ENTRADA DE DADOS”

A opção de ajuda é opcional, para funcionar deve ser selecionada a opção “Mostrar ajuda da entrada quando a célula for selecionada”. Preencha os dados de título e o texto explicativo no camp Ajuda da Entrada. Quando o usuário clicar na célula será exibido uma caixa com informações de ajuda digitada.

12 Ajuda para Entrada de dados

11 Ajuda para Entrada de dados

13 Detalhe

12 Detalhe

GUIA “ALERTA DE ERROS”

Por default será exibido a mensagem padrão das imagens anteriores. Se clicar na opção “Mostrar ajuda da entrada quando a célula for selecionada” e desmarcar, a mensagem de erro não será mais exibida.

É possível cadastrar quatro tipos de mensagens de erro:

  • Erro: Ao cometer o erro, exibi a mensagem padrão ou personalizada e não permite alteração nos dados da célula.

14 Alerta de Erro

13 Alerta de Erro – Parar

  • Atenção: Ao cometer o erro o sistema apresenta a mensagem com duas opções Ok, indicando que o usuário cometeu o erro mas, mesmo assim vai continuar ou Cancelar, onde a alteração não é efetuada e volta a informação anterior.

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14 Alerta de Erro – Atenção

18 Detalhe msg erro - Atenção

15 Detalhe msg erro – Atenção

  • Informação: Igual à funcionalidade de atenção, mas o que muda é o foco da mensagem. Na de atenção o foco da mensagem está no botão Cancelar, em Informação o foco é Ok.

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16 Alerta de Erro – Informação

19 Detalhe Erro Informação

17 Detalhe Erro Informação

 

  • Macro: Esta opção chama uma macro, um código com sequência de comandos.

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18 Alerta Erro – macro

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19 Detalhe Macro

 

Relembrando par aplicar a validação é necessário selecionar todos os campos e inserir a formatação. Nos exemplos descritos do post utilizei uma planilha baixada no site do IBGE, deixarei a planilha criada como exemplo.

Exemplo_Validacao.ods

jan 26 2015

Planos para 2015

Sumi por mais de um mês, mas estou de volta e tentando me re-organizar para retomar as postagens, de preferência com regularidade. Inicialmente estou pensando em retomar posts sobre o LibreOffice e novas tecnologias, posteriormente pretendo incrementar com postagens variadas sobre informática, administração e outros assuntos profissionais interessantes.

Recentemente iniciei uma pós-graduação EAD em Engenharia de Sistema, a ideia foi conhecer a metodologia de ensino a distância e aproveitar para reciclar o meu conhecimento na área de informática. Pretendo postar um pouco da experiência do estudo online, dos assuntos legais aprendidos e, eventualmente, alguns artigos.

Em paralelo a pós, estou pensando em fazer um curso para programar em Java e retomar algumas ideias de sistemas que estão paradas. Estou pensando em tornar um desses sistemas o meu tema do TCC. É um pouco ambicioso, mas o prazo é extenso – meados de 2016, e me dará ótimas ideias de post para enriquecer o blog. Vamos ver como as atividades vão se desenrolar, a medida que as novidades forem surgindo postarei por aqui. Espero conseguir escrever um post por semana, esta é a meta deste ano.

O post está um pouco atrasado, mas desejo a todos um ótimo ano novo, bem produtivo e que novas tecnologias surjam para facilitar nosso dia e dia e disponibilizar mais tempo para lazer e estudos! 😉

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