A rotina no meu trabalho tem sido bastante puxada, o acúmulo de tarefas tem crescido absurdamente e a velocidade para solução das pendências e a execução das atividades rotineiras não tem sido o suficiente para conseguir dar conta de tudo. Para complicar mais um pouco, ainda tenho que lidar com as reuniões, que tem se tornado cada vez mais frequentes.
Diante de toda esta correria diária, eu enfrentei muita dificuldade em conseguir manter controle das minhas atividades no trabalho e na vida pessoal. Para tentar minimizar o problema do trabalho, há uns quatro meses elaborei uma metodologia de organização das atividades e controle das pendências; passei a separar as atividades que fazem parte da rotina, possuindo uma frequência de repetição, das tarefas especificas que é solicitada em um determinado momento (missões).
Utilizei o Microsoft Outlook – gerenciador de e-mail padrão adotado pela empresa que trabalho, para me ajudar na organização. A ferramenta é fantástica, possui uma série de recursos que não conhecia que realmente me ajudou na organização das atividades. Eu coloquei como um compromisso recorrente todas as atividades repetitivas, informando a ocorrência, formando então uma agenda diária de compromisso. As missões eu organizei como tarefas, com prazo de conclusão. Em ambos os casos, o sistema abre uma janela informando as atividades com prazo vencido.
A minha metodologia estava funcionando até que as missões começaram a crescer, as atividades frequentes a se acumular, as reuniões começaram a tomar uma grande parte do meu tempo, surgiram cursos e além de tudo isso os pequenos problemas começaram a surgir, desta forma o meu sistema ruiu. Voltei a minha desorganização inicial e o nível de stress começou a crescer.
Diante do quadro acima, passei a pesquisar uma solução para o meu problema. Acabei encontrando duas:
A primeira solução foi uma idéia; um sistema organizador de tarefas – destinados para acompanhamento das atividades não rotineiras (missões), que tem como objetivo auxiliar no controle das atividades, acompanhar o prazo de execução e verificar todos os empecilhos que impactaram no atraso da conclusão das atividades. Além disso, disponibilizar relatórios mensurando a produtividade e índices relativos à execução da atividade. Já comecei a desenvolver a idéia, em uma outra ocasião irei postar sobre o sistema, que já está forno (atualmente em banho Maria).
A segunda solução eu li em um artigo do site efetividade, descrevendo a metodologia GTD – Getting the things done, desenvolvida por David Allen. Lendo sobre o assunto achei o método de organização simples e flexível, continuei estudando a metodologia, comprei o livro – A arte de fazer acontecer, escrito pelo autor e passei a adotar no meu dia-a-dia. Até hoje estou mantendo tudo em ordem, mesmo com o acumulo de tarefas, não perco o controle da minha organização.
A metodologia tem como princípio você esvaziar da sua mente as pequenas coisas que te impedem de se concentrar 100% no que tem que ser feito no momento, ou seja, muitas vezes tenho que disponibilizar um determinado relatório, no entanto tem algumas atividades pendentes que também precisa ser feita, então minha atenção acaba ficando dividida e o stress começa a atrapalhar. A solução é bem simples, separadas em fases. Abaixo coloquei um resumo bem precário do que é cada fase, para melhor entendimento recomendo visitar o site do efetividade, do GTD Brasil e ler o livro.
1 – Coleta – significa colocar na caixa de entrada tudo – literalmente TUDO, que está na sua mente que precisa ser feito, resolvido ou anotado. Esses dados registrados é o que o autor chama de “tralha”. A caixa de entrada pode ser qualquer coisa que esteja sempre a mão onde esses pensamentos possam ser registrados. No meu caso eu utilizo um caderninho.
2 – Processamento – é processar a tralha anotada e especificar o que precisa ser feito em relação a elas. Ou seja, verificar o que foi registrado e se é passível de ação. Caso a resposta seja negativa, você pode jogar fora (lixo), arquivar caso seja possível fazer algum dia ou guardar em um arquivo de referência. Caso seja passível de ação, verificar se pode pode ser feito em até 2 minutos, caso positivo, faça logo, caso negativo verifica-se qual a próxima ação. Se houver mais de uma trata-se de um projeto, se não, você pode delegar ou adiar.
3 – Organizar – É colocar em ordem as ações a serem adotadas, ou seja, os projetos, as ações delegadas e adiadas que precisam ser organizadas e separadas para melhor execução. Neste caso será necessário algumas ferramentas auxiliares como pasta de projeto, uma agenda, lista de próximas ações, lista das ações em espera, pasta para arquivamento das tarefas delegadas, uma outra para as atividades que serão realizadas algum dia e um arquivo de referência.
Para melhor entendimento do processo, o autor elaborau um fluxograma do processo. É neste momento que cada um passa a adotar uma metodologia própria de organização. David Allen não especificar um melhor método, cada pessoa pode se organizar da forma que acredite ser o mais fácil; pode ser no celular, no papel ou através de software, contanto que seja simples, de fácil entendimento e que sua manutenção seja possível.
Para deixar mais simples o entendimento, abaixo segue o fluxograma criado por David Allen e o que eu criei para controle das atividades no trabalho (clique na imagem para ver em maior resolução).
4 – Revisar – De tempo em tempo é necessário revisar tudo que está sendo feito para possíveis adaptações no processo. Recomenda-se um revisão semanal.
5 – Fazer – Depois de tudo organizado é hora de executar. A forma como a atividade devera ser executada está bem melhor descrita nesse site. Sendo importante que a caixa de entrada seja esvaziada periodicamente (no meu caso eu a esvazio diariamente)
Além de adotar a metodologia no trabalho, também passei a emprega-la na minha vida pessoal. David Allen recomenda um processo único, ou seja, apenas uma caixa de entrada, uma agenda e etc. Mas eu prefiro deixar a minha vida profissional bem separada da vida pessoal. Então possuo dois fluxos, abaixo segue a minha organização da vida pessoal.
